In verbinding blijven met je team: 3 tips voor managers

2 juli 2020

Onlangs plaatsten wij een poll op LinkedIn met de vraag: “Wat is op dit moment jouw grootste uitdaging rondom alles wat met huisvesting, thuiswerken en reboarding te maken heeft?” Van alle personen die de poll beantwoord hebben, koos 53% voor ‘in verbinding blijven met team’, uit 4 antwoordopties. Nu het er steeds meer op lijkt dat thuiswerken voor velen een vast onderdeel van de werkweek blijft en fysieke ontmoetingen beperkt blijven, is in verbinding blijven met je team belangrijker dan ooit. Bij deze onze 3 tips om in verbinding te blijven met je team én een bonustip om de virtuele samenwerking te verbeteren. 

Tip 1: Wees zichtbaar en benaderbaar

Zichtbaar en benaderbaar zijn is goed voor de binding en geeft mensen het gevoel dat zij gezien worden en ertoe doen. Hoe kun je dit doen?

  • Stimuleer contact: houd de drempel om contact met elkaar te hebben laag en wees goed bereikbaar. Stimuleer je team om jou en elkaar te (video-)bellen of een chatbericht te sturen als er vragen zijn, in welke orde van grootte dan ook. Spreek dit uit.
  • Vaste momenten: op afstand kun je minder goed zien en aanvoelen hoe het met mensen gaat; loopt iemand ergens tegenaan of is ergens hulp bij nodig? Plan vaste één-op-één gesprekken in zodat je op de hoogte blijft van hoe het met mensen gaat, ook op persoonlijk vlak. Als je elkaar regelmatig spreekt en ziet, kun je eventuele problemen in een vroeg stadium signaleren en oplossen.
  • Creëer hoge opkomst: informele bijeenkomsten zoals vrijdagmiddag borrels zijn een voorwaarde voor de sociale cohesie van je team. De opkomst van je borrel verhogen? Plan een belangrijk overleg net vóór de borrel. Dan blijft het merendeel daarna ook hangen.

Tip 2: Verbeter de onderlinge verbinding

Werken aan de onderlinge verbinding en sfeer in het team is een essentiële factor voor succes. Faciliteer daarom regelmatig korte online momenten om elkaar beter te leren kennen. Voorbeelden daarvan zijn:

  • Show & tell: speel een ludiek online teamspel zoals “show & tell”: bij elke teammeeting krijgt een teamlid 1 minuut om iets te vertellen over een object waar zij/hij waarde aan hecht. Vervolgens mag de rest van het team gedurende (bijvoorbeeld) max. 5 minuten vragen stellen of eigen ervaringen delen over dit object. Het delen van deze ‘persoonlijke bezittingen’, geeft inzicht in het individu, wat bijdraagt aan het onderlinge vertrouwen. Daarnaast kijken mensen uit naar de volgende meeting omdat ze benieuwd zijn naar wat andere collega’s zullen laten zien.
  • Bucketlist: laat elke week een teamlid zijn/haar bucketlist delen, de inhoud hiervan zegt veel over die persoon en geeft verdieping. Geef vervolgens net als bij het teamspel ‘show & tell’ kort de ruimte om vragen te stellen of eigen ervaringen te delen.
  • Conversatiestarter: begin een meeting met een ‘conversatiestarter’ die iedereen kort beantwoordt. Dit kan een oppervlakkige vraag zijn zoals “Wat is de mooiste reis die je ooit hebt gemaakt?” of “Wat is jouw favoriete seizoen en waarom?” maar het kunnen ook meer diepzinnige vragen zijn als “Wie heeft tot nu toe de meeste invloed op jouw leven gehad?” of “Welke van jouw eigenschappen zou je meer willen laten zien in het team?”

Samen dit soort spellen spelen brengt niet alleen plezier; het vergroot de teamcohesie en draagt daarmee bij aan het werkgeluk van mensen.

 Tip 3: Betrek mensen en wees betrokken

Veel organisaties en medewerkers hebben momenteel te maken met onverwachte, en soms ook minder positieve, ontwikkelingen of veranderingen. Het is daarom belangrijk om mensen te betrekken in deze veranderingen en betrokken te zijn bij hun situatie. Hoe kun je dat doen?

  • Deel: betrek medewerkers bij wat er in de organisatie gebeurt, de actualiteiten, veranderingen en wat jou bezighoudt. Hierin zijn jouw visie, de mogelijkheden of keuzes die er zijn en de consequenties daarvan van belang. Je wilt een eerlijk beeld geven zodat mensen ervaren dat je weloverwogen keuzes maakt en hun mening belangrijk vindt.
  • Luister: wees oprecht geïnteresseerd in wat je medewerkers bezighoudt. Juist in deze onzekere tijden is het belangrijk om te weten hoe het met mensen gaat. Voelen ze zich veilig, krijgen ze genoeg ondersteuning vanuit de organisatie en hebben ze vertrouwen in het bedrijf? Veelal willen mensen vooral gehoord worden.
  • Vraag door: stel vragen over welke ontwikkelingen medewerkers verwachten en waar ze tegenaan lopen. Laat mensen hun mening ventileren, luister naar hun input en vraag door naar achterliggende redenen.

Door mensen écht te betrekken bij veranderingen en te laten zien dat hun inbreng ertoe doet, creëer je draagvlak. Daarnaast komen vaak de beste ideeën uit de organisatie zelf als mensen het gevoel hebben oprecht hun gedachten te kunnen delen en als hun mening gewaardeerd wordt.

Bonustip: Virtuele samenwerking verbeteren

Als je op kantoor bent, vraagt een goede manier van samenwerken al aandacht; laat staan virtueel. Daarbij is de kans op afzondering en het gevoel van buitensluiten groter wanneer je virtueel werkt. Als manager zul je daar scherp op moeten zijn. Een goede samenwerking is essentieel voor de prestaties en het groepsgevoel. Dat kun je op een leuke manier stimuleren door teamspellen te spelen, zoals:

  • Triviant: verdeel de groep in minimaal 2 teams en stel ze om en om per groep een vraag. Als het team een vraag goed beantwoordt, krijgen ze een punt. De groep die als eerste een X-aantal vragen goed beantwoordt heeft, wint. Je kunt natuurlijk voor de vragen het vertrouwde bordspel uit de kast trekken, maar je kunt ook deze triviant-vraag-generator openen om direct te beginnen met spelen.
  • Hints: verdeel de groep in minimaal 2 teams en gebruik bijvoorbeeld deze woordgenerator voor hints. De site genereert een woord en de manager stuurt dat woord naar degene die het uit moet beelden. Het team heeft één minuut om het woord of de zin te raden. Als het team het woord correct raadt, krijgen ze een punt. De groep die eerste een X-aantal hints goed heeft geraden wint.
  • Raadsels: door het team gezamenlijk een raadsel te geven wat ze op moeten lossen, bevorder je op een leuke manier de virtuele samenwerking en zie je hoe ze onderling overleggen. Een voorbeeld hiervan is: Boven in een hoge fabriek is een lamp en beneden zijn 3 schakelaars. Eén van deze schakelaars bedient die lamp en de rest doet niets. De voorman is alleen en wil weten welke schakelaar bij die lamp hoort, zonder elke keer omhoog en omlaag te hoeven lopen. Hoe doet hij dat? Benieuwd naar het antwoord? Zie dan onder aan dit artikel!

 De functie van het kantoor

Dat deze periode veel in beweging heeft gezet, en nog steeds zet, is duidelijk. Veel mensen vragen zich af wat in de nabije toekomst de functie van het kantoor wordt, nu thuiswerken zo snel de nieuwe standaard is geworden. Wij hebben daar een duidelijk beeld bij. Een visie die zichzelf ook bewezen heeft. Nieuwsgierig? Je leest het hier.

Antwoord raadsel: Schakelaar 1 voor 5 minuten aan zodat lamp goed heet is. Schakelaar 2 aanzetten en naar boven lopen. Is lamp warm, dat is schakelaar 1. Brand licht, dan schakelaar 2. Koud en uit, dan is schakelaar 3.

Geraadpleegde bronnen: t-training-coaching.nl, hrpraktijk.nl, randstad.nl, intermediair.nl.

Wil je de werkomgeving circulair inrichten?

Lees dan nu onze whitepaper over circulair inkopen en beheren van de werkomgeving.