Hybride werken en reizen: tijd voor flexibilisering!

5 juli 2021

We hebben afgelopen jaar gezien dat woon-werkverkeer echt anders kan. We werkten veel thuis en waren niet of nauwelijks zakelijk onderweg. Files en overvolle treinen kwamen weinig voor. Door de Coronapandemie is onze reiskeuze veel centraler komen te staan. Welke route neem ik, wanneer ga ik op pad en waarom? Is het wel nodig om de deur uit te gaan, of houd ik het vandaag op een korte woonwerk-rit (vanuit de slaapkamer de trap naar beneden, even ontbijten en dan zo de werkkamer in)? Waar we voorheen vaak automatisch op dezelfde manier reisden, maken we straks een bewuste keuze. Hoe gaan we slim terug naar kantoor?

 

Mobiliteit afhankelijk van type activiteit

Net als voor werken geldt ook voor reizen dat keuzes maken steeds belangrijker wordt. Waar Activity Based Working een principe is in werkplekconcepten (‘kies de beste plek om te werken’), praten we binnen mobiliteit over Activity Based Commuting: wanneer je voor je werk moet reizen, kies dan de beste manier van vervoer om naar die werkplek te reizen.

 

Keuzereizigers

In de praktijk is er een verandering gaande, van een vaste reiskostenvergoeding naar meer flexibiliteit. Dit maakt het mogelijk om te switchen van reiswijze, per dag te kiezen op welke manier je reist of combinatie-reizen te maken. Door flexibele opties te bieden en medewerkers te helpen bij hun keuze, heeft een werkgever invloed op de manier van reizen van medewerkers.

 

De functie van de reis

In ons woon-werkverkeer gaat het ook over de vraag: ‘Wat is de functie van mijn reis?’. De manier van reizen hangt hierbij samen met wat je tijdens je reis wilt doen. Wil je actief bewegen? Dan stap je op de fiets. Wil je telefoneren? Dan is de auto handiger. En wil je iets lezen of achter je laptop je mail bijwerken? Dan kan kjçde trein een goede optie zijn. We zijn het vaak niet gewend om het ons af te vragen, maar het leidt tot echt andere reiskeuzes.

 

Spreiden

Hoe voorkomen we dat we straks weer massaal in de file staan of in overvolle treinen stappen? Dat is mogelijk als we bewust kiezen hoe we reizen én als we in onze reiskeuze ook rekening houden met spreiding. Daarbij gaat het om het spreiden in de tijd, over de dag en over de week én om het spreiden over de verschillende manieren van vervoer.

Spreiden over de dag en week was eerder al relevant. Op dinsdag en donderdag was het (te) druk op kantoor terwijl op vrijdag soms meer dan de helft van de werkplekken niet gebruikt werd. Maar een gelijke bezetting over de week realiseren was moeilijk. Nu we ervaring hebben opgedaan met thuiswerken en we verwachten dat medewerkers meer hybride blijven werken, wordt spreiden logischer. Een werkgever moet hier wel regie op nemen. Dus beloon reizen buiten de spits, plan niet alle vergaderingen op de maandagochtend, dinsdag en donderdag en ga – als dat mogelijk is – de helft van de dagen op de fiets in plaats van met de auto.

 

Woonwerk verkeer anno nu

Of en hoe we naar ons werk reizen, wordt dus meer dan ooit bepaald door het werk, onze eigen behoefte en het moment van reizen. Het woon-werkverkeer verandert. Waar we voorheen de vraag stelden ‘Hoe ga ik naar mijn werk’ start het nu met de ‘waarom’-vraag. Voor we onderweg gaan, stel je jezelf de volgende vier basisvragen:

  1. Ga ik reizen of blijf ik thuis werken?
  2. Waar ga ik naar toe? Naar kantoor of elders?
  3. Hoe laat ga ik reizen (buiten de spits)?
  4. Hoe ga ik reizen?

Als organisatie help je je medewerkers bij het beantwoorden van deze vragen.

 

Flexibel mobiliteitsbeleid

Veel organisaties beschikken over een reiskostenregeling waarbij medewerkers een vaste vergoeding krijgen op basis van hun woon-werkafstand en werkpercentage. Maar nu werken steeds flexibeler wordt, is het logisch om de manier waarop je reiskosten vergoed te flexibiliseren. Werken medewerkers meer dan 40% thuis, dan is het fiscaal gezien zelfs niet toegestaan om een vaste onbelaste reiskostenvergoeding te geven. Steeds meer werkgevers gaan dan ook versneld over naar een flexibele reiskostenregeling. Veel organisaties denken daarbij na over een koppeling tussen een reiskostenvergoeding en een thuiswerkvergoeding. Op de dagen dat iemand onderweg is, ontvangt hij een reiskostenvergoeding, op dagen dat iemand thuiswerkt een thuiswerkvergoeding.

 

Mobiliteitsvoorzieningen

Onderdeel van het mobiliteitsbeleid zijn voorzieningen. Een werkgever kan voorzieningen treffen waarmee hij fietsen, reizen met openbaar vervoer, auto of een combinatie daarvan stimuleert. Zo zijn oplaadpunten voor de e-bike, douches en lockers voorzieningen die het fietsen stimuleren. Om flexibel om te gaan met zakelijke ritten zijn zakelijke deelauto’s een alternatief en worden de (veel te) vaak stilstaande bedrijfsauto’s overbodig. Een voorziening van op afstand parkeren (P&R) waarbij medewerkers het laatste deel van de reis op de (deel)fiets of met het openbaar vervoer afleggen, is een mogelijkheid als de parkeerdruk bij het kantoor hoog is.

 

Kortom, er verandert veel in het woon-werkverkeer. Er liggen kansen om mobiliteit nog meer aan te laten sluiten bij de toekomstige flexibele manier van werken. Alle reden dus om aan de slag te gaan!

 

Deze blog is deel 3 van een vijfluik. Iedere week vragen we een expert uit het werkveld zijn/haar visie op hybride werken te delen

Lees binnenkort deel 4. Leo van de Vorst (Proven Partners) neemt je mee in Team Based Working. Hoe ziet teamwerk eruit als we straks hybride werken? Wat doet het voor de samenwerkingsdynamiek?

 

Mirjam de Keizer
Deze blog werd geschreven door Mirjam de Keizer, Adviseur werken & reizen bij Syndesmo.

Wil je de werkomgeving circulair inrichten?

Lees dan nu onze whitepaper over circulair inkopen en beheren van de werkomgeving.